İşletmelerin insan kaynakları ve muhasebe departmanlarının en çok mesai harcadığı konuların başında evrak yönetimi gelir. Her ay personelin peşinden koşarak maaş bordrolarını imzalatmak, şirket içi yeni kuralları tebliğ etmek veya gerektiğinde ihtar süreçlerini yönetmek işverenler için ciddi bir operasyonel yüktür.
Ancak, 24 Temmuz 2025 tarihinde Resmî Gazete'de yayımlanan 7555 Sayılı Kanun ile bu süreçlerde işverenlerin elini inanılmaz derecede rahatlatacak yepyeni bir dijital dönem başladı. Yapılan bu düzenleme ile iş süreçlerini hızlandırmak ve hukuki güvence altına almak artık çok daha kolay.
Yeni Düzenleme Bize Ne Söylüyor?
4857 sayılı İş Kanununun "Yazılı veya elektronik bildirim" başlıklı 109. maddesinde yapılan değişiklikle birlikte, işverenlerin çalışanlarına yapması gereken bildirimlerin usulü genişletildi. Yeni dönemin öne çıkan kuralları şunlardır:
- KEP ile Yasal Bildirim: İşçinin yazılı kabulü şartıyla, bildirimler hukuki delil sağlayan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı üzerinden gönderilebilecektir.
- Kanıtlanabilir Teslimat: KEP üzerinden yapılan gönderimler, iletinin gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere hukuki delil niteliği taşımaktadır.
- İstisna - Fesih Bildirimleri: İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler, KEP ile değil her hâlde yazılı olarak yapılmak zorundadır.
- Maliyetlerin Karşılanması: Çalışanların KEP sistemini kullanmasına ilişkin maliyetler tamamen işveren tarafından karşılanacaktır.
- İmza İmtinası Durumu: Eski usulde olduğu gibi, yazılı bildirim yapılan kişi belgeyi imzalamazsa, bu durum o yerde tutanakla tespit edilmeye devam edilecektir.
Mahkemelerde ve SGK Denetimlerinde KEP'in Sağladığı Üstün Faydalar
Bilirkişi incelemelerinde ve adli muhasebe süreçlerinde en sık karşılaşılan sorun, fiziki evrakların kaybolması, imzaların inkar edilmesi veya tebliğ tarihlerinin ispatlanamamasıdır. KEP uygulamasına geçiş yapan işverenler, olası bir iş uyuşmazlığında şu avantajları elde eder:
- Zaman Damgası ile Kesin İspat: KEP iletileri, gönderildiği ve karşı tarafın hesabına ulaştığı saniyeyi "zaman damgası" ile mühürler. İşçinin "bordromu görmedim", "ihtarnameden haberim yok" veya "yeni mesai kuralları bana tebliğ edilmedi" gibi iddiaları mahkemelerde anında çürütülür.
- SGK Denetimlerinde Şeffaflık: Olası bir Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) denetiminde, müfettişlere sunulacak belgelerin tamamı dijital ortamda, değiştirilemez bir şekilde hazır bulunur. Eksik imza veya kayıp sayfa riski sıfıra iner.
- Noter Masraflarından Tasarruf: Çalışanlara çekilecek standart ihtar veya kural bildirimlerinde her defasında noter yolunu tutmak yerine, saniyeler içinde ve çok düşük bir maliyetle KEP üzerinden yasal tebligat yapılabilir.
İşverenler Hemen Şimdi Ne Yapmalı?
Bu sistemin nimetlerinden faydalanmak isteyen işletmelerin hızlıca aksiyon alması gereken adımlar şunlardır:
- Personelden Yazılı Onay Alın: Kanun, elektronik bildirimin yapılabilmesi için öncelikle "işçinin yazılı kabulü" şartını aramaktadır. Tüm mevcut ve yeni işe girecek personelden KEP ile tebligat yapılmasına dair muvafakatname alın.
- KEP Altyapısını Kurun: İşletmenizdeki tüm çalışanlar için KEP hesaplarını açtırın. Unutmayın, yasa gereği KEP sisteminin kullanımına ilişkin tüm maliyetler işveren tarafından karşılanmalıdır.
- İnsan Kaynakları Süreçlerini Güncelleyin: Maaş hesaplamaları yapıldıktan sonra bordroların toplu olarak KEP üzerinden gönderilmesini sağlayacak yazılım entegrasyonlarını (e-dönüşüm portalları üzerinden) tamamlayın.
- Fesih Süreçlerine Dikkat Edin: KEP kullanımına geçseniz dahi, işten çıkarma (fesih) işlemlerinde bildirimleri mutlaka ıslak imzalı ve yazılı olarak yapmaya devam edeceğinizi şirket içi prosedürlerinize ekleyin.
Geleneksel ve hantal evrak süreçlerini geride bırakıp, işletmenizi hukuki olarak çelik bir zırhla kaplamak için dijitalleşme adımlarınızı ertelemeyin. Sürecin mali, hukuki ve operasyonel kurulum aşamalarıyla ilgili profesyonel destek almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.